Funktionseinheiten, Wartungseinheiten, Anlagenteile, Geräte oder Prüfmittel werden in MService kurz als Maschinen bezeichnet. MService stellt hier Felder zur Aufnahme der sog. Stammdaten zur Verfügung, wie etwa Inventar- und Serien-Nummer, Hersteller, Baujahr, Inbetriebnahme-, Stilllegungs-, Garantie-Datum, usw. Als Standard können in unserer Instandhaltungssoftware in allen Themenmenüs die Funktionen Neuaufnehmen, Kopieren, Letzter gesehener Satz, Schnellsuche, Selektieren und Selektionsbibliothek angewählt werden. Speziell der Modul "Maschinen" bietet noch die Funktion: "Schnellsuche Elektrotrechnik" an, der in einem speziellen Suchmodul das Finden von Maschinen über deren elektrische Anschluss-Komponenten ermöglicht. Es ist ein grundsätzliches Merkmal unserer Instandhaltungssoftware, dass die Gliederung, die Struktur, der Aufbau und die Programmoberflächen ausnahmslos großzügig Platz für Customizing bieten. Die klare thematische Gliederung spiegelt sich in MService auch in der Programmoberfläche wider. Aufgabenteilung und Kompetenzbereiche sind in dieser Struktur abgrenzbar und technisch auch mit explizit vergebenen Rechten abzusichern. Wir halten es für nicht optimal, wenn aus Gründen von optischen Cockpit-Effekten überladene Oberflächen nicht mehr zu durchschauen sind, Erläuterungen keinen Platz haben und Erweiterungen wegen Platzmangel am Bildschirm hohe Kosten bedeuten.
Der Aufbau eines Datenbestandes in MService geschieht oft durch eine Migration und einen Import aus Alt-Systemen, aus Excel-Tabellen oder dergleichen. Wir bieten dazu unsere Dienste an. Die Wirtschaftlichkeit einer solchen Migration hängt ab von der Menge und der Qualität dieser Daten. Fehlen z. B. eindeutige Schlüssel bzw. sind Schlüsselfelder nicht eindeutig, oder muss ohnehin einiges verändert oder hinzugefügt werden, dann ist ein manuelles Eingeben angesagt. Diese Methode ist besser als ihr Ruf. Hat man sich auf eine prinzipielle neue Datenstruktur festgelegt, dann ist in der Praxis meist auch das Vorhandensein gleicher oder ähnlicher Maschinen zusätzlich hilfreich. In unserer Instandhaltungssoftware bieten wir leistungsfähige Kopierfunktionen an, mit denen z.B. Muster- oder Muttermaschinen mit allen Datenfeldern komplett einkopiert werden können. Die einkopierten Daten stellen dann ein Muster oder eine Vorlage dar, zudem stimmen viele Daten bereits. Das Korrigieren der Individuumsdaten stellt meist den geringsten Aufwand dar. Es können in MService z. B. alle technischen Daten zu einer Mustermaschine komplett einkopiert werden ebenso wie alle Wartungspläne oder alle Bau- bzw. Ersatzteile. Entsprechend empfehlen wir unseren Kunden, beim Aufbau unseres Instandhaltungssystems möglichst alle Arten von vorkommenden Maschinen erst einmal beispielhaft in hoher Qualität und Vollständigkeit einzugeben. Diese Qualität pflanzt sich arbeitssparend fort. Unterstützt wird die Eingabe und die Modifikation von Daten in unserer Inststandhaltungssoftware durch Wertetabellen, Hinweise, Prüfungen auf Plausibilität und durch markierte Felder, die einen Inhalt aufweisen müssen (sog. Mussfelder). In jedem Fall ermittelt MService eine eindeutige EDV-Nr. die stets das erste Feld darstellt und die als wichtigste technische Voraussetzung für Verknüpfungen und eine sichere, eindeutige Identifizierung dient. Die EDV-Nr. enthält eine sog. Zweigstellenkennung und eine Modulkennung - jede Nummer wird jeweils nur einmal vergeben. Ein manuelles Verändern oder Vergeben dieser Nummer ist innerhalb von MService nicht möglich. Die von MService vergebene Maschinen-Nr. ist in allen Dateien zu finden und stellt einen der wichtigsten Schlüssel für Verknüpfungen dar. Entsprechend verteilen sich die Daten und Informationen zu einer Maschine auf alle Themen und Dateien in MService. An jedem Maschinen-Datensatz sind alle in MService vorhandenen Daten zu der Maschine am rechten Bildschirmrand in der Form von Laschen (Springreiter) sofort sichtbar. Über diese Schaltflächen kann komfortabel zu den verknüpften Daten und zurück verzweigt werden. Das Eingeben neuer Daten ist in MService technisch in gewisser Weise "invers" gelöst. Auf Feldebene wird jede Eingabe sofort in die jeweilige Hauptdatei geschrieben. Beim "Abspeichern" analysiert MService die Daten, spricht Warnungen aus und löscht gegebenenfalls explizit Datensätze, die die Qualitätsbedingungen - gewollt und akzeptiert - nicht erfüllen. Frei werdende EDV-Nummern stehen wieder zur Verfügung. Dieses inverse Verfahren hat den Vorteil, dass bei umfangreichen Neuaufnahmen auch bei einem Systemcrash (z.B. Stromausfall) die Eingaben bereits auf der Festplatte liegen - wenn auch nicht vollständig und plausibel - und die Neuaufnahme nach der Behebung der Störung fortgesetzt werden kann.
In unserer Instandhaltungssoftware unterscheiden wir zwischen "Suchen" und "Selektieren". Eine Unterscheidung ist notwendig, weil wir ein schnelles Suchen über wenige und wichtige Felder anbieten wollen ebenso wie umfassende Möglichkeiten, im Datenbestand nach allen Regeln der Kunst anspruchsvolle Untermengen zu definieren. Beim "Suchen" in MService geht es in MService um das sehr schnelle Finden weniger Datensätze - beim "Selektieren" um ein leistungsfähiges Werkzeug für das Verarbeiten von Untermengen. Die sog. Suchleiste zu Maschinen bietet die wichtigsten Suchfelder an. Diese Suchfelder sind in MService ohne Ausnahme alle indiziert, d.h. Zugriffe finden immer über die Indexdateien statt. Auch mehrere Eingaben sind möglich - MService entscheidet blitzschnell über die günstigste Indexdatei. Die verblüffende Leistungsfähigkeit dieser Suchtechnik sei an einem Beispiel erläutert: Wenn die Auflösung Ihres Bildschirmes ca. 40 Zeilen in der Trefferliste erlaubt, und Sie zum Finden einer Adresse jeweils den ersten Buchstaben von Name und Ort eingeben, dann ergibt sich bei einer Menge von ca. 27000 Adressen die Wahrscheinlichkeit, dass eine der Adressen auf dem Bildschirm bereits die Richtige ist. Natürlich gilt dies nur bei einer gleichmäßigen Streuung aller Anfangsbuchstaben in Ihrem Datenbestand.
Eine Trefferliste in MService bietet Ergebnisse einer Suche dem menschlichen Auge an. Es ist letztlich dem Bediener des Programmes vorbehalten, verbindlich zu entscheiden, um welchen Datensatz es momentan geht. Genau für diese Aufgabe sind in unserer Instandhaltungssoftware die sog. Identifizierungszeilen einer Trefferliste entworfen. Diese Zeilen haben nicht die Aufgabe Daten zu präsentieren - sie sollen einem Bediener eine schnelle, bequeme und in allen Fällen sichere Erkennung bzw. Identifizierung eines Datensatzes gestatten. Erst nach dem Anklicken des identifizierten Satzes präsentiert MService dessen Daten. In einigen Modulen unserer Instandhaltungssoftware können Felder bzw. Spalten der Trefferliste zu- oder abgeschaltet werden. Ein Beispiel einer Frage wäre, ob das Feld "Kostenstelle" für die Identifizierung einer Maschine taugt oder nicht... Trefferlisten können sehr lang werden und sich über viele Seiten erstrecken. Diese Seiten können in unserer Software natürlich beliebig vor- und zurückgeblättert werden. Bei einem Blättern werden die Seiten jeweils wieder aus der Hauptdatei heraus neu aufgebaut. Verändert also ein Kollege oder eine Kollegin in der Zwischenzeit die Daten eines Satzes so, dass er von den Treffern ausgeschlossen ist, dann wird er auch nicht mehr als solcher zu sehen sein. Diese Trefferlisten-Technik gibt es in dieser Form überall in MService - mit einer Ausnahme: Die Liste von aktuell offenen Aufträgen wird in einen Speicher gelegt, weil das Markieren eines Auftrages als "erledigt" ihn ansonsten sofort aus der Liste entfernen würde. Meist will man aber diese Arbeitsliste länger zur Verfügung haben und z.B. noch Ergebnisse eintragen.
Ein Datensatz zur Aufnahme einer Maschine besteht in MService derzeit aus 162 Feldern. Dies ist als Übermenge oder als Angebot zu werten. Im Normalfall sind in einer Installation weniger als die Hälfte dieser Felder in Betrieb. Um aber für jedes Customizing gerüstet zu sein, haben wir in unsere Instandhaltungssoftware einige sehr effiziente Funktionen eingebaut. Nicht benötigte Felder können z.B. per Parameter innerhalb der Systemadministration (auch bedienerspezifisch) abgeklemmt sein - unser Angebot belastet nicht unnötig... Die Seiten eines Datensatzes können bequem und transparent über sog. Seitenreiter durchgeblättert und auch mit einem speziellen Button verdichtet werden. Im Modus "Verdichtet" werden nur Felder ausgegeben, die auch einen Inhalt haben.
Das Selektieren von Datensätzen ist in unserer Instandhaltungssoftware über alle Datensatzfelder und mit allen logischen Operatoren möglich. Einfache Selektionen kann man in einer einfachen Sprache, bestehend aus den drei Zeichen: * "irgendwo im Feld" @ "bis (Bereich)" # "oder (alternativ)" definieren. Auch für diese Eingabefelder stehen Wertetabellen, Suche und Expansion von EDV-Nummern, Sammelspeicher, usw. zur Verfügung.
Ist die gewünschte Untermenge aus dem Datenbestand definiert, dann stehen in unserer Instandhaltungssoftware einige sehr komfortable Standardfunktionen zur Verfügung. Jede Operation bezieht sich an dieser Stelle einzig und allein auf die im Filter liegenden Datensätze. Die Selektionsdefinition kann gespeichert werden, die Sätze können gezählt, exportiert und en bloc verändert werden. Es kann eine Trefferliste ausgegeben werden, es können aber auch alle Sätze nacheinander in einer Arbeitsliste abgearbeitet werden. An höheren Funktionen steht auch noch eine Statistik und das Erstellen von Balkendiagrammen zur Verfügung. Bestimmte, vom Bediener in Definitionen festgelegte Formulare oder Listen, können mit Inhalten aus den Feldern der Datensätze gefüllt und einzeln oder im Stapellauf auf Papier gedruckt oder in eine Datei ausgegeben werden. Auch der Export der selektierten Daten in eine Excel-Datei ist möglich. Damit stehen auch die vielfältigen technischen Möglichkeiten dieses Werkzeuges zur Verfügung. Speziell für den Modul "Maschinen" ist hier noch die Routine: "Eintrag der Restwertbeträge" angeboten. Bei der Anwahl dieser Funktion wird zunächst ein Schild ausgegeben, das die Einzelheiten eines solchen Laufes genauer erläutert.
